Tjenester‎ > ‎

Strategikonferanse

 

Produkt

Strategi- og Prosjektkonferanse

 

 

Produkt beskrivelse

Strategi- og Prosjektkonferanse er en strukturert og dokumentert metode for raskest mulig å komme fra ustrukturerte og abstrakte ideer til en konkret forankret handlingsplan.

Forskjellen på en Strategikonferanse og en Prosjektkonferanse er detaljeringsnivået på problemstillingen. Metoden er generisk og konstant, mens problemstillingen er variabel.

Konferansen består av en forberedende fase, der nøkkelpersoner/ledelsen intervjues for å skape en overordnet ramme for konferansedagene (2). På konferansen deltar både de som eier strategien/prosjektet og de som utøver realiseringen i praksis.

Etter konferansedagene utarbeides en sluttrapport og handlingsplan for videre arbeid.

 

 

Produkt tilhørighet

Strategi og Prosjektkonferanse er produkt og organisasjonsuavhengig.  Det anbefales at alle konferansedeltakere har gjennomført JTI–preferansetest og gjennomgått rollene iht Teamkompasset i forberedelsesfasen. http://www.optimas.no/omr_tim.htm  

 

 

Grafisk presentasjon

 

 

Funksjonalitet

Agenda for 2 dagers Strategikonferanse:

·   Hensikten med konferansen – hvilket behov/problemstilling skal løses

·   Status (internt i organisasjonen samt overfor relevante aktører)

·   Visjon – Målsetting – Strategiske føringer/rammefaktorer - Prioriteringskriterier

·   Kreative forslag til løsninger – tiltak – Full åpning av alle muligheter

·   Sosialt samvær med middag for alle konferansedeltakere og slutt på arbeidsdag 1        .

·   Oppsummering fra 1. dag og justering av mulige løsninger – tiltak – satsingsområder

·   Prioritering av tiltak, med detaljering av de høyest prioriterte

·   Konsekvensanalyse av prioriterte tiltak, avhengigheter og kritiske suksessfaktorer

·   Handlingsplan med angivesle av aktiviteter, tidsfrister og ansvarlige for resultatet

·   Oppsummering og evaluering av prosjektkonferansen – ble hensikten oppnådd?

 

 

Leveransepunkt

Konferansen er levert når endelig konferanserapport er skrevet (15-50 sider).

Leveranser underveis:

·   Konferanseagenda med Innkalling og administrative bestemmelser for gjennomføring

·   JTI–preferansetest og Teamkompassamtale med deltakerne (før konferanse)

·   Digitalkopi av all dokumentasjon utarbeidet på flippovers under konferansen

·   Handlingsplan for videre arbeid umiddelbart etter konferansen

 

 

Systemkrav

Konferansen baserer seg på minimal bruk av teknologi og maksimal fokus på problemløsning. Derfor benyttes 3 flipptavler i et rom med plass til å henge opp ca 70 flipper samtidig (minimum 60 kvm)

For å unngå forstyrrelser fra omgivelsene anbefales det å reise bort.

Egnede steder er bl.a. Soria Moria, Leangkollen, Vettre og Radisson SAS-Nydalen

 

 

Rapporter

Det leveres en endelig konferanserapport til alle konferansedeltakere så snart denne er godkjent av oppdragsgiver. Underveis vil det bli fremsendt utkast til nøkkelpersonell.

 

 

Kunde Portal

Kundeweb benyttes for administrativ interaksjon mellom deltakere på konferansen.

 

 

Spesifikasjon

Rapportering

Garantier

Service nivå:

§ Administrativ ytelse


(SLA-parametere)

Leveringstid

Tid fra konferansebestilling for gjennomføring av intervjuer og forberedelser til konferanseoppstart er 14 dager

Tid fra konferansen er gjennomført til ferdig sluttrapport er 14 dager. (en måned fra start til slutt).

Konferansegjennomføring: Selve konferansen tar 2 hele arbeidsdager med overnatting.

1.     dag: Start kl 0900  - Slutt kl 1900

               Felles middag og sosialt samvær 2000-2300

2.     dag: Start kl 0800  - Slutt kl 1500

 

Utarbeidelse av rapporter: Alle momenter som fremkommer under konferansen dokumenteres ”i fart” på flippovers og blir avfotografert umiddelbart.

Konferansedeltakerne gir sin umiddelbare tilbakemelding på konferansen fortløpende på formatet:

                J - meget bra, K - bra og L - dårlig

Senest 3 dager etter konferansen blir det sendt ut mail med et evalueringsskjema på word-format som alle skal besvare.

Rapportering avtales individuelt med oppdragsgiver.

Følgende 3 milepæler er sentrale:

1.     Inngått konferanse-avtale

2.     Gjennomført konferanse

3.     Utarbeidet konferanse-rapport

 

Service nivå:

§ Teknisk ytelse


(SLA-parameters)

Respons tid

·         Det er avgjørende at både oppdragsgiver (kunden) og fasilitator for konferansen har god tilgang til hverandre jevnlig i perioden 14 dager før konferansen, slik at forberedelsene blir effektive.

·         For å få en gjennomarbeidet rapport kreves det 14 dager med tilgang til nøkkelpersoner for å få verifisert kvaliteten på innholdet i rapporten i etterkant.

Dersom det er problemer med å få deltakere til å respondere meddeles dette umiddelbart.

 

Service nivå:

§ Kvalitet

(SLA-parametere)

 

Kvaliteten på konferansen

Det vil foretas en kontinuerlig evaluering i prosessen. Det er hele tiden mulig for alle konferansedeltakere å korrigere kursen. Alle konferansedeltakerne er i samme rom hele tiden (altså ikke noen undergrupper) Nettopp fordi det ikke er ønskelig å etablere subkulturer i det overordnede strategi- og prosjektarbeidet.

Strategi- og Prosjektkonferansemetodikken er en navigerende metode – i motsetning til metoder som er utredende. På denne måten unngår man plutselige overraskelser på slutten, fordi hele teamet jobber samlet som gruppe mot felles mål og skal melde fra umiddelbart ved problemer, uoverensstemmel-ser eller misforståelser.

 

 



.

 

Priser

Strategi- og Prosjektkonferanser krever at fasilitator bruker 40 timer (+) på forberedelser, 20 timer på gjennomføring og 40 timer på oppfølging, således er kostnaden til fasilitator kr 100.000 pr konferanse.

I tillegg kommer kost-, losji- og reisekostnader.

Øvrige deltakere dekker egne kostnader og støttepersonell behandles særskilt.

Drift vs endringer

Strategi- og Prosjektkonferansen er en engangsoperasjon, og omhandler således ikke drift.

Konferansen er likevel et kraftig virkemiddel for å iverksette vesentlige endringer som involverer mange parter med kryssende interesser,

 Konferansen har vært brukt med hell der man har havnet i en ugunstig og fastlåst driftssituasjon som krever endringer i måten å tilnærme seg problemstillingen på.

Ansvarlig for dette produktet er Per Olav Apalnes papal@online.no  Tlf 94978450.

Comments